绵阳交发顺达出租汽车租赁有限公司 会议管理制度（试行）
第一章 总则 第一条 为规范绵阳交发汽车租赁有限公司（以下简称“公司”）会议管理，提高会议效率和质量，及时掌握公司经营管理状况，协调和解决经营管理工作中的重要问题，特制定本制度。 第二条 公司会议主要有公司周例会、行政办公会、季度经营工作会、安全工作会、年度总结表彰会、专题会议、临时会议、各部门会议、学习会议等。 第三条 公司综合管理部门负责承办公司周例会、行政办公会、季度经营工作会、年度总结表彰会、员工素质培训学习会议等综合管理方面会议并统筹协调公司各类会议；其他各部门应按照职责分工，负责对口业务会议的组织承办。各有关部门应加强对各类会议的组织管理，做到统一要求、统一行动、互通信息、互相支持、提高管理工作效率，规范工作程序。 第二章 会议的组织原则 第四条 公司召开会议要遵循精简、高效、统一、节俭的原则。 第五条 会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从主要会议。各类会议的优先顺序为：主要会议、临时会议、专题会议、各部门会议。因处理突发事件召集的紧急会议不受此限。 第六条 各类会议原则上均应在公司召开，如需在外召开且需要另行核拨会议经费的，应向综合管理部门报审，经公司领导同意后方可安排。 第三章 会议的计划与筹备 第七条 公司各类会议应明确承办部门、会议议题、会议议程、主持人及会议时间、地点、参加人员，会议发放或提请讨论的资料要完备成熟，并经公司领导审定。原则上条件不成熟不开会、准备不充分不开会。 第八条 承办部门应提前拟定会议时间、会议地点、会议议题、参会人员，与综合管理部门沟通后形成会议议程报公司领导审批同意。 第九条 会议材料准备。涉及议题的部门应充分做好会议材料准备，方可将议题提交至承办部门。 第十条 会议通知由承办部门负责。原则上应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。 第十一条 会议其它准备工作遵照以下规定： （一）会议承办部门应提前做好会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议、决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。 （二）会议承办部门应根据会议性质提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、备好会标、座牌、指示牌、茶具茶水等会议所需各种设施、用品。 （三）公司召开的会议会务服务统一归口综合管理部门负责。 （四）各部门在公司召开的会议需用公共会场的，应报告综合管理部门，由综合管理部门统筹安排。 （五）需要记者参加报道的会议，承办部门应提前告知综合管理部门，由综合管理部门负责联系新闻媒体。 （六）拟邀请上级领导参加的会议，由综合管理部门提请公司领导负责联系。 第四章 会议的提出与审批 第十二条 公司周例会、行政办公会、季度经营工作会、总结表彰会等列入年度会议计划，无须提拟，定期召开。会议具体方案由相关承办部门提出报公司领导审批。 第十三条 各类会议流程： （一）公司周例会 1、公司周例会是由董事长或总经理主持的公司工作会议，原则上每周召开一次； 2、参加人员为公司主管级及以上岗位人员。根据需要确定列席人员； 3、会议由综合管理部门安排专人负责记录，形成《周会议记录》“见附件1”； （二）行政办公会 1、公司行政办公会是由董事长或总经理主持的公司工作会议，原则上每月至少召开一次；召开行政办公会所在周，原则上不再召开公司周例会； 2、参加人员为公司主管级及以上岗位人员。根据需要确定列席人员； 3、会议由综合管理部门安排专人负责记录，印发会议纪要； （三）季度经营工作会 1、公司季度经营工作会是由董事长或总经理主持的公司工作会议，原则上每季度召开一次； 2、参加人员为综合管理部全部人员及公司其他部门负责人员。根据需要确定列席人员； 3、会议由综合管理部门安排专人负责记录，印发会议纪要； （四）安全工作会议 1、公司安全工作会是由公司主要领导主持的公司工作会议，原则上每季度至少召开一次； 2、参加人员为安全车务部门全体人员及公司各部门负责人参加。根据需要确定列席人员； 3、会议由安全车务部门安排专人负责记录，印发会议纪要并在综合管理部备案存档； （五）业务专题会议 各类业务专题会议由议题涉及业务的主办部门负责人提出会议方案后报公司领导审批。会议由提拟人主持。 会议由相关部门指定专人负责通知和记录，一般应整理形成会议记录。如需出会议纪要，则必须报送公司领导审签，综合管理部门备查。 （六）临时会议 由事项涉及的主办部门负责人提拟，提拟人提出会议方案后报公司领导审批。相关领导或部门负责人主持。 1、由于突发事件、紧急事件或重大事件需马上召开的会议； 2、会议由提拟人负责通知和安排人员记录。 （七）学习会议 由综合管理部门提拟并提出会议方案（其中安全学习及培训会议由安全车务部负责），报公司领导审批。 1、公司不定期组织全体员工进行学习，根据公司实际安排具体时间，由综合管理部门负责通知； 2、学习内容涉及公司企业文化建设，相关素质教育、岗位培训、业务知识学习等； 3、会议由综合管理部门组织实施。 第五章 会议的举行 第十四条 会议举行时应遵守以下规定： （一）会议承办部门工作人员应提前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备及签到工作（《会议签到册》见附件2）。 （二）主持人应提前5分钟到达会场。会议开始后，主持人应将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 （三）主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 （四）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 第十五条 会议记录。会议各类会议均应以专用记录本进行会议记录。公司各类会议均应安排专人负责记录。 （一）会议记录遵照“谁承办，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 （二）各部门应常设一名会议记录员，负责本部门负责组织的会议的记录工作。 第十六条 会议记录员应遵守以下规定： （一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议签到记录，根据需要整理会议纪要。 （二）会议记录应采用实录风格，确保记录的客观性。 （三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 （四）会议原始记录应于会议当日，会议纪要不迟于次日呈报会议相关人员审核签名。 （五）做好会议原始记录的日常归档、保管工作。 第十七条 下列情况下，应整理会议纪要： （一）行政办公会、季度经营工作会、安全工作会、专题工作会议、以及其他行政会议。 （二）须会后对会议精神贯彻落实情况进行跟进的会议。 （三）其他主持人要求整理会议纪要的会议。 第十八条 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类会议纪要均须报综合管理部门存档备查。 第十九条 会议记录作为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。 第二十条 与会人员须遵守的会议纪律： （一）参会人员要按会议通知的要求安排好工作，按时到会，不得缺席，若遇特殊情况不能到会，须按规定请假，经批准后由会议负责人向主持人说明情况。凡不依据规定办理相关请假手续的以旷工论处。 （二）参会人员要遵守会议纪律，不迟到，不早退，不得中途退场，不办公，不会客。若遇紧急情况，必须报告会议负责人批准方可离开，不得自行离开会场。 （三）开会时一律将手机调到静音，维持会场肃静。不在会场接听电话，不在会场交头接耳、喧哗、私议。 （四）遵循主持人对会议议程控制要求，经同意后方可发言，在发言中要紧扣议题，言简意赅，不得随意打断他人发言。 （五）参会人员要作好本人的会议笔记。 第二十一条 承办部门对参会人员无故迟到、早退、缺席情况进行记录，抄送综合管理部门，纳入对个人的绩效考核。 第六章 会后工作的落实 第二十二条 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁承办、谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，遵从主持人指定。 第二十三条 综合管理部门会同相关部门负责对会议的落实进展情况进行督查督办。 第七章 附则 第二十四条 公司股东会、董事会不适用于本制度。 第二十五条 工会、共青团等组织的会议按相关章程的规定执行，综合管理部门应提供必要条件。 第二十六条 本制度由综合管理部门负责解释，自印发之日起施行。 |
